Tips om ‘nee’ te zeggen.
Om met de goede dingen aan de slag te gaan is het nodig dat je prioriteiten stelt, niet alles aanpakt en ‘nee’ kunt zeggen. Veel mensen vinden het lastig om nee te zeggen. Toch is het nodig dat je dit wel kunt en doet. TIPS:
- Je kunt toelichten waar je je tijd aan besteedt, dat dit voor jou prioriteit heeft en dat je dus geen tijd hebt om op het verzoek in te gaan. Verzin geen uitvluchten, maar geef eerlijk en oprecht antwoord.
- Je kunt (eventueel) aanbieden wat wel kan, bijvoorbeeld: ‘Ik kan op de achtergrond als adviseur aanwezig zijn’. Of: ‘We kunnen samen je plan doorspreken, als je het klaar hebt.’
- Als je fysiek een stevige positie inneemt (rechtop, schouders breed, opgeheven hoofd), wordt het gemakkelijker om nee te zeggen.
- Bij een onverwacht verzoek kun je even bedenktijd vragen.
En dan op kalme, rationele wijze bedenken wat je antwoord zal zijn.
(Uit het boek ‘Nooit meer te druk’, T. Crabbe)
Tips om ‘uitstelgedrag’ te voorkomen.
Om doelen te bereiken / resultaten te halen moet er vaak veel gebeuren, waar we niet altijd zin in hebben. Dan vertonen we soms uitstelgedrag. TIPS van diverse onderzoekers) om uitstelgedrag te voorkomen:
- Verdeel grote taken in kleinere (die minder angstaanjagend zijn).
- Stel tussentijdse deadlines.
- Zorg voor een werkomgeving zonder afleiding.
- Maak de taken aantrekkelijker voor jezelf (en beloon jezelf).
- Vergeef jezelf je uitstelgedrag (en begin eventueel gewoon opnieuw).
Tips bij het overtuigen van anderen.
Er zijn verschillende beïnvloedingsstijlen. Een veel voorkomende stijl is OVERTUIGEN. Realiseer je hierbij allereerst het volgende: ‘Gelijk hebben is wat anders dan gelijk krijgen’. TIPS (Bureau Zuidema) :
- ‘What’s in it for them?’ Je hoeft jezelf niet te overtuigen. De ander moet in jou gaan geloven. Bedenk wat relevante argumenten zijn voor je gesprekspartner.
- Limiteer je argumenten. Gebruik maximaal 2 sterke argumenten.
- Regisseer de focus. Begin met je voorstel, dan 1 of 2 argumenten, sluit af met je voorstel (focus op voorstel). Geef dan ruimte om te reageren (dan kun je eventueel daarna nog andere argumenten gebruiken).
- Tackle de bezwaren. Stel vragen als ‘Wat is voor jou het grootste bezwaar op mijn voorstel?’
- Less is more. Kort en krachtig in taalgebruik. Gebruik geen afzwakkende woorden (als eigenlijk, misschien).
Tips voor: Afspraak is afspraak?
‘Afspraak = afspraak’ klinkt heel logisch en het zou vanzelfsprekend moeten zijn, maar dat is het niet altijd. Aandachtspunten en TIPS:
- Afspraken worden vaak niet goed gemaakt. Te veel eenzijdig. Of de ene partij heeft een ander beeld van de afspraak dan de andere partij. TIP: Check de afspraak.
- Als je het zelf uitdraagt, maar je er niet aan houdt, wordt het lastig de andere partij er op aan te spreken. TIP: Geef het goede voorbeeld.
- De wereld verandert continu. Daarom is het niet altijd de beste optie om je aan een afspraak te houden. Soms moet je meebewegen. TIP: Bespreek dit (en maak daarna eventueel een nieuwe afspraak).
NAAST DIT SOORT CONCRETE TIPS WORDEN ER OOK DIVERSE, VAAK ZEER HERKENBARE, ‘WETTEN’ EN RELEVANTE PSYCHOLOGISCHE INZICHTEN BESCHREVEN. Bijvoorbeeld:
De trivialiteitswet van Parkinson.
Deze wet luidt: de tijd die tijdens vergaderingen wordt besteed aan een agendapunt is omgekeerd evenredig met het bedrag waarover het gaat / het belang dat ermee gemoeid is. Of: hoe trivialer een onderwerp, hoe langer er over gesproken wordt. Helaas herkenbaar voor veel mensen.
Eén van de oorzaken is dat onbelangrijke zaken vaak beter begrepen worden dan complexe onderwerpen.
In deel 3 worden tips gegeven wat je hieraan kunt doen.
Meervoudige onwetendheid.
Meervoudige onwetendheid is één van de risico’s bij besluitvorming in teams en groepen. Bij twijfel letten mensen op anderen bij besluitvorming. Als anderen serieus kijken zal het wel een goed voorstel zijn (‘iemand anders weet het vast’). Er wordt niet gecheckt of iemand wel echt weet waar het over gaat. Belangrijkste vraag die gesteld zou kunnen worden: ‘Weet iemand wel echt waar het over gaat?’
Er zijn meer risico’s bij besluitvorming in teams, zie deel 2.
Vragen:
Krijg je al meer gevoel bij de inhoud van de praktische handboeken?
Spreekt het je aan of niet?
Als je meer over de opbouw wilt lezen, kijk dan op deze site bij OPBOUW DGDD.